Original subtitles

Předposlední částí našeho kurzu je oblast auditů.

Audit, v mnoha případech proklínaný, je, myslím si, velmi důležitou součástí činnosti každé firmy.

Co je důležité, ne to provádět nebo neprovádět audity, to samozřejmě je důležité provádět audity, ale je

důležité, jak se ty audity provádí, protože audit může na jedné straně velmi , ale na druhé straně velmi ublížit.

Takže audit je proces velmi složitý velmi náročný a je hrozně důležité pro audity vybírat ty správné lidi, že

pojďme se podívat na to vlastně, jak ten audit funguje nebo k čemu vlastně audit v tom systému řízení je.

Především je to systematický proces, který je dokumentovaný a musí být nezávislý, že jestliže provádíme ve firmě

audity a není to firma o dvou lidech tak takovou zásadou by mělo být, že jestliže je interní audit, nikdy

by neměl auditor auditovat oddělení, kterého je sám součástí, protože tady vlastně ta nezávislost se vytrácí.

U auditů máme programy, máme plány, je roční program auditu.

V průběhu roku by vlastně měly být prozkoumány všechny kapitoly normy ISO 9001.

Takže ten program vlastně hovoří o typech, termínech auditů a samozřejmě o týmech auditorů.

Takže ke každému vlastně auditu musí být přizazen určitý tým.

No a plán auditu, to už je vlastně to přesné stanovení, přesný rozpis toho, jak ten audit bude probíhat.

Co je důležité, jak jsem již zmínila, ta nezávislost a odbornost auditorů.

Že auditora musí dělat člověk, který prošel určitým vzděláváním, aby byl omezovánen,

s tím jak vlastně má audit provázet.

K auditu jako takovou patří takové tři základní výrazy to je neshoda, opatření k nápravě a nápravná opatření.

Jestliže audit shledá neshodu tak je to určitý problém, protože je to nesplnění požadavku.

To znamená v případě většího počtu neshod může dojít i k odebrání certifikace dané organizaci,

proto firmy se velmi důkladně na audity připravují.

Opatření k nápravě to je určité opatření nebo taková nějaká forma k tomu, aby došlo k ostranění

příčiny té potenciální neshody nebo té dané situace.

No a nápravné opatření, tak to už je vlastně vlastní opatření k ostranění té příčiny té neshody.

U všech tří oblastí musí být stanoven zodpovědnost, musí být stanoven termín a samozřejmě popis té dané události.

Jak jsem se ji zmínila v části norm, tak audity jsou řízeny normou ISO 19011.

Opět jsem vám dala výčet kapitol této normy a když se na to podíváte, tak zase je to

přesný návod k tomu, jak ten audit provést.

Kapitola čtyři principy auditování.

Co je cílem toho auditu?

Proč se ty audity provádí?

Kapitola pět řízení programu auditu.

Jak celou tuto agendu připravit, aby vlastně...

veškerá ta oddělení, když se bavíme o interním auditu, aby všechna oddělení firmy vlastně přesně

věděla, kdy a jak se na daný audit připravit.

Vlastní provádění auditu, to je vlastní činnost, no a potom samozřejmě kompetence a hodnocení

auditů jako takových to je samostatná kapitola.

Tak teď se podívejme postupně na to, jak vlastně pracovat s auditem, jak vlastně ten audit

provádět, ale předtím ještě pár slov o tom, jaký je význam toho auditu, proč ty audity provázet.

Protože máme audity externí, máme audity i interní.

Interní audit vždy by měl předcházet auditu externímu.

Interní audit, jak jsem již zmínila, by měl projít všemi odděleními a měly by být prozkoumány všechny kapitoly normy,

to znamená, že jestli interní audit je opravdu připraven nebo jsou interní audity prováděny opravdu pečlivě na

základě přípravy, ať už auditu tak auditorů, tak je to velký předpoklad tomu, že i externí audit potom bude úspěšný.

V rámci interních auditů by měly být odhaleny nedostatky, které jsou na těch daných pracovištích.

A měl by být dostatečný čas na to, aby byly odstraněny ještě před příchodem auditu externího.

To znamená to plánování auditů, je zásadní činností, manažerskou činností.

Je to management, který by měl určit hlavního auditora firmy a ten by měl vybrat interní auditory.

Interní auditory v rámci firmy.

Samozřejmě v případě, že firma je malá nebo není schopna sestavit tým auditorům i na interní

audit, je možno delegovat auditory externí.

Nicméně každý audit, který je proveden na základě požadavku normy ISO 19 011, na základě požadavku

té dané firmy, tak je jedním ze zásadních principů zlepšování činnosti procesu v každé firmě.

Proto by neměla být oblast interního auditu podceňována a naopak jejich význam by měl být spíš zvyšován.

Další důležitou oblastí nebo činností proto, aby audit byl smysluplný a aby opravdu byl tím výchozím

bodem pro neustále zlepšování, je informovanost pracovníků, že nejhorší co může být, když na

pracoviště přijde audit a lidé prostě o tom neví.

Tudíž je důležité včas informovat to o daném pracoviště, kdy audit proběhne, jaké kapitoly

normy se budou zkoumat a jaké budou požadavky.

Takže oddělení, vlastně ten daný úsek, oddělení pracoviště, jedno jak to nazveme, by měly mít

dostatek času, aby se na audit připravil, ať už mentálně, materiálně, ale především lidsky.

To znamená pracovníci musí být seznámení s tím, že audit proběhne.

To tež samozřejmě potom platí pro audit externí.

Podívejme se na základní charakteristiky typy auditu.

Na proces jako takový a vůbec na auditora.

V audit může předcházet certifikaci.

Certifikace je vlastně osvědčení třetí stranou, že firma provádí tu danou činnost v souladu s patřičnou normou.

Certifikace může probíhat na třech úrovních.

Je to certifikace výrobku, procesu a personálu.

U toho výrobku to jsou ta CE a tak dále, je to vlastně důkaz, že ten výrobek opravdu splňuje ty dané požadavky

na daný výrobek procesu, to je vlastně systémový audit, o kterém se bavíme, tady prostřednictví normy ISO

9001, v případě běžných činností, no a personálu, to je certifikace personálu osobní, takže každý ne každý,

ale když člověk chce se stát certifikovanou osobou, musí absolvovat určitý počet vzdělávacího programu,

musí provést zkoušku, udělat práci a potom teprve může vlastně vykonávat tu danou personální činnost.

Ať už je to auditor, ať už je to, já nevím hodnotitel, posuzovatel, manažer čohokoliv,

co vlastně v té oblasti je nabízeno.

Certifikáty vesměs platí na tři roky, potom je třeba obnovovat.

No a když se podíváme na audity, tak ty základní audity jsou interní a externí.

Interní jsme teď popsali, externí je prováděn vždycky třetí nezávislou stranou.

Nicméně audity můžeme provádět vlastně na jakoukoliv činnost, ekonomický, personální, etický, výrobkový,

dodavatelský, odběratelský, vlastně jakákoliv činnost, která se děje, může být auditována.

Co je důležité?

Aby ten audit byl prováděn v souladu s požadavky normy ISO 9011, to znamená, aby audit byl

připraven programově, aby byl naplánován a aby byl prováděn adekvátními a připravenými auditory.

Auditor, je to osoba firma, která byla určena k provedení auditu.

Jak jsem si ji zmínila, nemůže to být prostě člověk, který někde se ukáže a ty budeš dělat auditora.

Jsou to lidé, kteří musí projít určitou formou vzdělávání, v podstatě jako certifikace personálu,

že musí prokázat svoji znalost, ať už dané normy, musí prokázat svou určitou schopnost i mentální.

Takže měly by to být opravdu lidé, kteří mají spozorovací talent, jsou řekněme, slušní lidé, nejsou to nějací

lidé, kteří vybuchnou při sebe menší příležitosti.

Auditor by měl mít určité analytické schopnosti.

Prostě měl by to být člověk, který je schopen hodnotit tu danou činnost a samozřejmě na základě toho vydat určité

stanovisko, k tomu co bylo v průběhu auditu zjištěno.

Vlastní proces auditu má tři základní fáze, je to fáze přípravy, fáze realizační a fáze závěrečná.

V té fázi přípravy je to, když vezmeme to úplně od začátku příprava toho auditora v případě, že máme

tým auditorů, tak se musí připravit program auditu.

Jak už bylo řečeno, musí být celá norma, všechny kapitoly normy musí být prověřeny v

průběhu jednoho roku na všech pracovištích.

Takže zde se musí připravit program, jednotlivé plány auditorů, ke každému auditu musí být přiřazen tým

auditorů, musí se připravit checklist, to znamená soubor otázek, které jsou v předstihu doručeny

té auditované organizaci nebo auditované oblasti, aby se mohl ten daný subjekt na audit připravit.

fáze realizační je vlastně, který má určitá pravidla představení, seznámení, představení

auditorů, představení důvodu ,proč audit probíhá, nastínění plánu, příprava pracovišť, jasný časový

harmonogram, aby na určitý čas byli připraveni zodpovědní pracovníci a vlastně provedení toho auditu.

Audit by neměl probíhat pouze za stolem, jedna věc je kontrola dokumentace, ať už papírové nebo elektronické,

záleží na tom, jak je firma nastavena, ale významný a asi nejvíc podstatný je vlastně ten audit na daném

přímo na pracovišti, to znamená vlastně prověření toho že to, co vlastně je popsáno opravdu reálně v té dané

organizaci nebo na tom daném pracovišti je realizováno.

No a závěrečná fáze, to už je více méně sepsání zprávy, závěrečné jednání mezi auditním týmem a

vedením, ať už firmy anebo toho oddělení, konzultace k jednotlivým připomínkám a víceméně ukončení auditu.

A poslední fází je zaslání zprávy v případě, že jsou tam definovány nějaké neshody nebo nějaké nápravy k opatření.

Firma je povinna do příštího termínu auditu k těmto bodům se vyjádřit anebo tato doporučení realizovat.

Takže tolik k oblasti auditu jako takovému.

Ono to vypadá víceméně jednoduše, ono to jednoduché částečně je, ale ta příprava je velmi náročná zdlouhavá

a v okamžiku, kdy zase je ten proces nastaven na bázi jakési otevřené interní komunikace, na bázi toho

leadershipu, tak potom rok od roku vlastně ty audity probíhají nechci říct jednodušejí, ale proces je potom

jednodušší, protože už je nastavena určitá úroveň tohoto procesu, který potom se může pouze zlepšovat.

Certifikace, akreditace ještě tady padlo toto slovo, tak ještě bych se k tomu krátce vrátila nebo krátce se ještě k

tomu obrátila, co to je akreditace, co to je certifikace.

Certifikace, jak jsem říkala, je to potvrzení třetí strany, že požadavky jsou splněny, to znamená že

jestliže já se přihlásím k normě ISO 9001, potřebuji certifikovat svůj systém řízení, tak já musím této

třetí straně deklarovat že to, co požaduje norma má popsáno a to, co je popsáno, tak je opravdu nadržováno.

To znamená že je to určité posouzení schody, při kterém se toto splnění vytvoří

a každá ta třetí strana, která má tu schopnost certifikovat, musí mít oprávnění, tzv.

akreditaci k tomu, aby mohla tuto činnost provádět.

Certifikačních společností je u nás nepřebarné množství.

Na každou oblast je jakási certifikační společnost, je rozdíl certifikovat hutní průmysl nebo textilní

průmysl, proto ty společnosti se zaměřují na tu danou oblast, aby ten certifikační audit, který proběhne,

byl opravdu proveden kvalifikovanými a odbornými lidmi.

Akreditace uděluje ČIA, Český institut pro akreditaci.

ČIA je jediná, kdo může tato oprávnění vydávat.

Nahoře máme i znak Národního akreditačního útvaru nebo institutu, který je oprávněn k vydávání těchto akreditací